Балт офис

+7(4012)34-26-34
+7(4012)34-27-43

Статьи

Как составить картотеку

28.08.2017

shkafy-kartoteki.jpg

Ежедневно каждый человек обрабатывает и получает огромное количество информации, «переварить» которую получается не сразу. Для сохранения ключевой информации, мыслей или идей удобно использовать картотеку. Это удобная система хранения данных, которые записывают на карточках малого формата. Картотека позволяет упорядочить информацию и организовать ее продуманное хранение, а при необходимости – быстрый доступ.

Где целесообразно ведение картотеки

  • Картотеку используют в библиотеках для облегчения поиска книг. В карточках указывают название и автора или краткую аннотацию, данные о писателе.
  • Картотека незаменима при написании научной работы. В карточках должны быть основные данные по теме, ссылки на источники.
  • В делопроизводстве эту форму используют для учета кадров, ведения документации, хранения приказов по предприятию или его подразделениям.
  • В медицинских учреждениях карточки пациентов собирают в картотеку по отделениям, по фамилии или по лечащим врачам.
  • В магазинах картотека позволяет систематизировать карточки товара, информацию о продукции.

Как составить картотеку

В первую очередь стоит продумать хранение данных. Чаще всего для картотеки используют узкие шкафы с выдвижными ящиками. Формат последних должен быть на сантиметр шире, чем карточки – так их удобнее размещать. Что касается высоты ящиков, ее следует рассчитывать с учетом разделителей. Оптимально, когда разделители имеют цветную маркировку и возвышаются над массивом карточек. Это позволяет быстро найти требуемую тематику.

kartoteki.jpg

При большом количестве разделов целесообразно составить каталог, то есть список тем, которые выделены в рамках картотеки. Структурировать их можно по алфавиту или любому значимому принципу.

Если вы не знаете, как сделать картотеку своими руками, придерживайтесь схемы:

  • выберите круг тем, которым будут посвящены карточки, выделите основные разделы;
  • продумайте формат карточек – для библиографических данных или формул достаточно листов A6, а для информации о сотрудниках удобнее использовать листы А3 или А4.
  • Изготовьте разделители. Их делают из картона или пластика, выделяют разными цветами. Картонные или бумажные заламинируйте – это продлит срок службы.
  • Определите размер ящиков для карточек и их глубину, которая зависит от количества карт.
  • Закажите или сделайте самостоятельно шкаф, в котором будут храниться ящики с карточками.
  • Заполните карточки информацией.
  • Теперь можно приступать к составлению картотеки: расставьте карточки по разделам, а названия внесите в каталог.

Картотечные шкафы изготавливают из фанеры, ДСП или МДФ, из древесины или пластика. При большом количестве карточек для усиления конструкции применяют профиля или металлические уголки.

Как вести картотеку

Чтобы картотека была действительно полезной, следует продумать систему ее ведения. Наиболее оптимально себя зарекомендовало регулярное обновление данных. Время от времени просматривайте карточки и разделы. Те, которые потеряли актуальность, удаляйте. При необходимости создавайте новые разделы.

Если речь идет о большом массиве разноплановой информации, организуйте несколько картотек по темам: это может быть рабочая, связанная с хобби, посвященная здоровому образу жизни. Таким образом найти необходимую информацию будет проще.

На карточке должна быть записана единица информации – рецепт или данные о книге, информация об одном сотруднике или объекте.

Мебель для картотек представлена в каталоге нашего магазина. Здесь можно подобрать варианты для домашних картотек, архивов, предприятий, библиотек.

Возврат к списку

ООО «Балтофис-Металл»
ул. Ю. Гагарина, 5 г. Калининград,
+7 (4012) 34-26-34 +7 (4012) 34-27-43 info@baltoffice.ru